Se a pessoa que cuida disso sair amanhã, sua empresa continua funcionando?

Quase toda empresa tem aquela pessoa que "sabe como faz". É ela quem emite as notas, fecha o caixa, separa os documentos para a contabilidade, sabe a senha do banco e lembra do vencimento do aluguel. Enquanto ela está lá, tudo funciona.

O problema aparece quando ela tira férias, adoece ou sai da empresa. Aí você descobre que não tinha um processo. Tinha uma pessoa.

O prazo não é o problema

Muita coisa na rotina de uma empresa é previsível: o vencimento do DAS, o dia de pagar a folha, o envio de documentos para o contador, o fechamento do mês. Rotina que se repete, tem data conhecida e gera multa se falhar é o tipo de tarefa que precisa de um padrão, não de esforço extra.

O que é um POP

POP é Procedimento Operacional Padrão. Em vez de "cada um faz do seu jeito", existe um passo a passo escrito, que qualquer pessoa treinada consegue seguir. Vale para tarefas que são ao mesmo tempo repetitivas e importantes, como:

• Emissão de notas fiscais.
• Fechamento de caixa diário.
• Envio mensal de documentos para a contabilidade.
• Admissão de um funcionário novo.
• Pagamento de fornecedores.

Como escrever o primeiro em uma hora

• Escolha um processo só, de preferência o que mais causa problema quando dá errado.
• Documente enquanto faz. Na próxima vez que executar a tarefa, anote cada passo na ordem real. Gravar a tela também funciona.
• Defina dono e prazo. "Alguém faz" não é responsável. Coloque nome e data.
• Marque os pontos de risco: onde já deu errado antes, onde mora a multa.
• Aceite a primeira versão imperfeita. Toda vez que algo der errado, ajuste o documento.

Um procedimento simples que existe vale muito mais do que um perfeito que só está na cabeça de alguém.

Processo antes de sistema

Um erro comum é comprar um software esperando que ele organize a bagunça. Sistema executa processo, não inventa processo. Se você automatiza a confusão, ela só fica mais rápida. Primeiro desenhe o caminho (um quadro simples ou um papel bastam), depois escolha a ferramenta. Veja também o nosso guia sobre como mapear processos financeiros.

Também é cuidado com a equipe

Quando uma única pessoa segura um setor inteiro, a sobrecarga vira risco para ela e para a empresa. Distribuir o conhecimento em procedimentos claros protege os dois lados.

A CM pode ajudar a montar o procedimento de envio de documentos e fechamento do mês junto com a sua equipe. Fale com a gente.