Como mapear os processos financeiros da sua empresa (e por onde começar)

Uma nota de fornecedor chega por e-mail. Quem confere? Quem autoriza? Em que momento ela entra no contas a pagar? Se cada pessoa da sua equipe responder de um jeito, o processo não está claro. E processo pouco claro é onde nascem atrasos, multas e retrabalho.

Uma ferramenta que ajuda muito nessa organização é o BPMN, uma forma padronizada de desenhar processos. Funciona como placa de trânsito: cada símbolo tem sempre o mesmo significado, não importa quem desenhou.

O básico que você precisa conhecer

Não precisa decorar dezenas de símbolos. Para um primeiro mapa, seis resolvem:

• Círculo de borda fina: onde o processo começa.
• Retângulo de cantos arredondados: uma tarefa, sempre com verbo ("Conferir nota", "Programar pagamento").
• Losango: uma decisão ("Valor acima do limite?").
• Círculo de borda grossa: onde o processo termina.
• Seta contínua: a ordem das etapas.
• Raias: faixas que mostram quem é responsável por cada parte (financeiro, compras, gestão).

Passo a passo para o primeiro mapa

• Escolha um processo pequeno: "do recebimento da nota ao pagamento do fornecedor" é melhor que "o financeiro todo".
• Defina quem participa: cada área ou pessoa ganha a sua raia.
• Liste as tarefas na ordem em que acontecem.
• Marque as decisões e dê nome às saídas ("sim" e "não").
• Confira se todo caminho tem fim. Caminho sem fim é etapa esquecida.
• Valide com quem executa. O mapa tem que mostrar como o trabalho é, não como deveria ser.

Uma dica que facilita: desenhe primeiro o caminho em que tudo dá certo e só depois acrescente as exceções.

Um exemplo real

O financeiro recebe a conta, confere a nota e o vencimento. Se o valor passa do limite, vai para a gestão aprovar ou recusar. Se não passa, o próprio financeiro programa o pagamento. O processo só termina depois que o débito aparece no extrato.

Desenhado assim, fica fácil ver onde as coisas param: nota com dado incompleto, despesa esperando resposta da gestão, documento devolvido várias vezes.

O que se ganha com isso

• Menos retrabalho, porque você enxerga a causa dos erros.
• Treinamento mais rápido de quem chega na equipe.
• Atrasos que antes eram invisíveis passam a ser medidos.
• Mais clareza sobre o que vale a pena automatizar.

Ferramentas gratuitas, como o bpmn.io, ou até papel e caneta, já resolvem. O que importa é ouvir quem vive a rotina.

Quer organizar o fluxo do seu financeiro junto com a contabilidade? A CM ajuda a desenhar e a colocar em prática.