Contas a pagar e a receber: uma rotina simples para o caixa não te pegar de surpresa

Uma das reclamações que mais escuto de donos de pequenas empresas é: "eu vendo, tenho cliente, mas no fim do mês o dinheiro some". Na maioria das vezes, o problema não é falta de venda. É falta de organização entre o que entra e o que sai.

Quando as contas são pagas conforme vão aparecendo e os recebimentos não são acompanhados, a gestão vira improviso. E numa empresa pequena, basta um boleto esquecido ou um cliente atrasado para o caixa apertar.

O que são, na prática, contas a pagar e a receber

Contas a pagar são todos os compromissos que a empresa já assumiu e ainda vai quitar: fornecedores, aluguel, salários, impostos, energia, parcelas.

Contas a receber são as vendas que já foram feitas, mas cujo dinheiro ainda não entrou, como vendas parceladas, a prazo ou combinadas direto com o cliente.

A diferença parece óbvia, mas faz toda a diferença: venda feita não é dinheiro no caixa. Se você vende R$ 10 mil hoje para receber em 30 dias, esse dinheiro não paga a conta que vence amanhã.

Contas a pagar: reserve a segunda-feira

Não precisa de horas. Separe um horário fixo toda segunda de manhã para olhar:

• o que vence nesta semana;
• o que já está agendado;
• se há saldo para pagar tudo.

E olhe um pouco mais à frente também. Se um imposto ou uma parcela maior vence no começo do mês que vem, isso já precisa entrar nas decisões de hoje. A ideia não é só pagar contas, é saber o que vai ser pago antes de chegar o vencimento.

Contas a receber: confira todo dia

Os recebimentos merecem uma olhada rápida diária: o que estava previsto, o que entrou e o que ainda está pendente. Quanto antes você percebe um atraso, mais cedo pode cobrar o cliente.

Imagine que a empresa conta com R$ 8 mil na semana e programa os pagamentos com base nisso. Se R$ 3 mil atrasam e ninguém percebe, o buraco só aparece na hora de pagar. É assim que nascem as "surpresas" do fim do mês.

O que isso tem a ver com o fluxo de caixa

O fluxo de caixa responde a duas perguntas: quando o dinheiro entra e quando ele precisa sair. Olhar só o total vendido ou só o saldo do banco dá uma visão incompleta.

Uma empresa pode ter R$ 20 mil a receber e, ainda assim, ficar sem caixa se R$ 15 mil em contas vencerem antes de os clientes pagarem. Nesse caso, não falta dinheiro: falta sincronia entre entradas e saídas.

Comece pelo básico

Duas práticas já mudam muito a vida financeira de uma pequena empresa:

• revisar as contas a pagar toda segunda-feira;
• conferir os recebimentos todos os dias.

Com algumas semanas de disciplina, você começa a enxergar os períodos de aperto com antecedência, cobra atrasos mais rápido e planeja os pagamentos com mais segurança. Controle financeiro é muito mais sobre se antecipar do que sobre correr atrás.

Se quiser ajuda para montar essa rotina ou entender os números da sua empresa, a CM está por aqui.