Gestão Contábil
Nota fiscal cancelada, inutilizada, rejeitada ou denegada: qual a diferença?
Os quatro termos parecem iguais, mas cada um tem um significado e um procedimento diferente na SEFAZ. Veja como identificar e o que fazer em cada caso.
Cacilda Machado
Responsável pela CM Consultoria
09/09/2026
Quem emite nota fiscal eletrônica já deve ter visto pelo menos uma dessas palavras na tela do sistema: cancelada, inutilizada, rejeitada, denegada. Elas parecem sinônimos, mas não são. E tratar uma como se fosse a outra gera erro na escrituração e dor de cabeça com o Fisco.
Cancelada
É uma nota que foi autorizada pela SEFAZ e depois cancelada pelo emitente, normalmente porque a operação não aconteceu. O cancelamento só é possível se a mercadoria ainda não saiu, e dentro do prazo previsto na legislação.
A nota cancelada continua registrada no Fisco, e o número dela não pode ser usado de novo.
Inutilizada
Aqui não existe nota. A inutilização serve para avisar à SEFAZ que um número não será usado. Acontece quando há um salto na numeração: a empresa emite a nota 100 e, por algum problema, a próxima sai com o número 110. Os números de 101 a 109 precisam ser inutilizados.
O pedido deve ser feito até o dia 10 do mês seguinte ao salto.
Rejeitada
A nota não passou nas validações da SEFAZ no momento da emissão: campo preenchido errado, dado inconsistente, problema no cadastro. A SEFAZ devolve um código e uma mensagem explicando o motivo.
Como a nota não foi gravada no Fisco, o número pode ser usado de novo depois que o erro for corrigido. Com a reforma tributária, uma rejeição muito comum é a de CST e cClassTrib que não combinam.
Denegada
A SEFAZ negou o uso da nota porque encontrou uma irregularidade fiscal do emitente (e, em alguns estados, do destinatário). A nota fica registrada com o status "Denegado o uso". Ela não vale, e o número não pode ser reaproveitado, cancelado nem inutilizado.
Nesse caso, antes de qualquer coisa, é preciso descobrir e resolver a irregularidade no cadastro.
Resumo
- Cancelada: foi autorizada e depois cancelada. Número não volta.
- Inutilizada: número pulado, comunicado à SEFAZ. Número não volta.
- Rejeitada: não passou na validação. Número pode ser usado após corrigir.
- Denegada: uso negado por irregularidade. Número não volta.
Cuidados no dia a dia
- Verifique o status exato antes de tomar qualquer providência.
- Notas canceladas, denegadas e números inutilizados também precisam ser escriturados, sem valores.
- Guarde todos os XMLs e os eventos ligados a eles, como cancelamentos.
Ficou com alguma nota em situação estranha? Mande para a CM que a gente verifica.
